Behandling af persondata i Grundejerforeningen Højbolund
Der gælder følgende regler for behandling af persondata, i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.
A. Indsamling af persondata
Grundejerforeningen Højbolund beder medlemmer om de persondata, der nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata i.h.t. nedenstående.
B. Persondata for ejere
- Personnavne på voksne i husstanden
- Fysiske adresser (vinter- og sommerbolig)
- E-mail adresser på voksne i husstanden
- Telefonnumre på voksne i husstanden
- Ejendommenes matrikelnumre
- Dato for erhvervelse af ejendommen
Disse data opdateres ved besked om ændringer (jf. vedtægterne) og årligt i forbindelse med generalforsamling og slettes ved udtræden af foreningen, se dog punkt G.
C. Opbevaring og videregivelse af persondata
De under B indsamlede persondata beror i elektronisk form hos bestyrelsens formand, sekretær og kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og revisor ved behov herfor samt til andre, hvor dette er nødvendigt for foreningens drift. Derudover sendes persondata i form af adresseliste til grundejerforeningens medlemmer pr. mail i forbindelse med generalforsamling.
D. Kendskab til persondata udover de under B anførte datatyper
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen Højbolund, f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater. Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom dele af arkivet kan være gået tabt. Grundejerforeningens arkiv beror hos formanden.
E. Offentliggørelse af persondata
Data som nævnt under punkt B om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.
F. Sletning af persondata
Som anført under punktet B slettes persondata ved udtræden af foreningen (salg af ejendom). Navne på ejere og ejernes tilknytning til ejendomme slettes ikke. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive grundejerforeningens historie. Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af Grundejerforeningen Højbolund, indgår i foreningens arkiv, som beror hos grundejerforeningens formand.
G. Brugerstatistik fra Grundejerforeningen Højbolunds hjemmeside
Der indsamles brugerstatistik på Grundejerforeningen Højbolund hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.
H. Dataansvarlig (Data Protection Officer)
Grundejerforeningen Højbolunds formand er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.
I. Kontrol
I forbindelse med revisors gennemgang af regnskabet, påser revisor, at reglerne om behandling af persondata i Grundejerforeningen Højbolund overholdes.
J. Information
Dette regelsæt tilkendegives for Grundejerforeningen Højbolund medlemmer, og offentliggøres på Grundejerforeningen Højbolunds hjemmeside.